社員証にはIDをつけて

社員証は大型のビルや社員が多い会社で利用されます。ノーマルなタイプのものとしては顔写真が付いていて、所属する部署と会社名が入っています。主に出退勤時の入館証として利用されることが多く、来客はビジターズカードを利用するようになっていて、管理の厳しいビルでは不審者が入館できないように受付で管理しています。首から下げるタイプが主流になっていて、出入り口でつけていれば社員だと判別されることになります。IDカードが添付されているタイプだと、ビルの出入口でそれをかざせなければ入館することができないデジタル式のものもあります。このタイプだと同じビル内でも他のフロアへの入館ができなかったり、勤怠システムと連携して出社したかどうかが自動的に判別できるものもあります。
社内の出入り口すべてをカード入館管理している場合は、IDを制限して入室を禁止することもできますし、だれがいつ入室したかもシステムで判別することができます。さらには社員食堂や自動販売機でIDをかざすだけで出金をすることができ、給料日にまとめて差し引かれるシステムも可能です。
IDは個人情報をチップに埋め込んでいるのと同じなので、紛失した場合も即手続きが必要になります。悪用されないように即座にIDを無効にし、再発行しなければならなくなります。これはかなり面倒なことになるので、来客者には紙ベースの入館証を持ってもらい、入室に際しては社員と一緒に行動させることもあります。しかし抜け道にもなるので、ダブルチェックするなり、きちんと署名してもらうなりしてコンプライアンス上問題にならないように対策を立てていることがほとんどです。
社員証は会社の社員であることを証明してくれますが、実際の取引や契約では提示してもあまり効果がありません。しかし対来客や営業に関していえば、IDを所持していることが会社の代表として仕事をしていることになりますから、名刺と同じくらい意味があります。自分の会社へいらしてくれたお客様に対して自分の所属をきちんと提示できていることは信用のひとつになります。それはIDが社員でなければもらうことのできないものだからです。この場合、同じ効果を持っていても契約社員や派遣社員の場合、ID番号が異なっていたり、契約期間が明記されていたりします。もちろん契約が解除されたら返却すべきものになります。
社員証はデータ管理以上の意義を持っているといえます。

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